「上司に退職を伝えたいけど、直接言うのが怖い…」 「メールで伝えても非常識にならないかな？」
退職を切り出すとき、多くの人が悩むのが「言い方」と「伝える手段」です。 本来は直接伝えるのがマナーとされていますが、人間関係や体調の事情でメールでしか伝えられない場合もあります。
この記事では、退職をメールで伝える際の正しい言い方・書き方・例文を紹介します。 波風を立てず、誠実に伝えるコツを知っておけば、メールでも印象よく退職の意思を伝えることができます。
退職をメールで伝えるのはアリ？ナシ？
結論から言うと、原則は「口頭で伝える」が理想です。 しかし、次のような状況ではメールで伝えても問題ありません。
- 上司が忙しく、なかなか話す機会がない
- 在宅勤務などで直接会うタイミングがない
- 人間関係のトラブルで、精神的に話すのが難しい
- 体調不良で出社できない
社会人としてのマナーよりも、自分の心身を守ることのほうが大切です。 「直接言えない自分はダメだ」と責める必要はありません。
退職は“逃げ”ではなく、“自分を守る行動”です。 メールであっても、誠意のある伝え方をすれば失礼にはなりません。
退職を伝えるメールの基本マナー
メールで退職を伝える場合でも、ビジネスメールの基本ルールを守ることが重要です。
① 件名はシンプルに
件名は一目で内容がわかるようにしましょう。
件名：退職のご報告（〇〇部〇〇）社内メールなら部署名と名前を入れると、受け取る側がすぐに内容を把握できます。
② 宛先・CCの設定
基本的には直属の上司に送ります。 上司が不在の場合は、課長や人事部など、次に関係が深い人を宛先に。
また、同時に複数人へ送る場合は、宛先（To）＝直接伝えたい人、CC＝共有したい人と整理しましょう。
③ 送信のタイミング
退職の意思を伝えるメールは、退職希望日の1カ月前〜2週間前が目安です。 会社によっては就業規則で「1カ月前までに申告」と定められている場合もあります。
ただし、体調不良やメンタル不調で限界を感じている場合は、早めに伝えるか、退職代行サービスの利用も検討しましょう。
退職を伝えるメールの例文
ここからは、状況別に使える退職メールの例文を紹介します。 コピペではなく、あなたの状況に合わせて少し調整して使ってください。
① 一般的な退職メール（基本形）
件名：退職のご報告（営業部・田中） 〇〇部長 お疲れさまです。営業部の田中です。 このたび、一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職いたしますことをお伝えいたします。 入社以来、多くの経験をさせていただき、心より感謝申し上げます。 急なご報告となりご迷惑をおかけしますが、残りの期間は業務の引き継ぎを丁寧に進めてまいります。 これまでのご指導に心から感謝申し上げます。 －－－－－－－－－－ 田中一郎 営業部 内線：1234 メール：tanaka@example.co.jp －－－－－－－－－－② 体調不良・メンタル不調で出社できない場合
件名：退職のご相談（総務部・佐藤） 〇〇課長 お疲れさまです。総務部の佐藤です。 私事で恐縮ですが、体調不良が続き、出社が難しい状況が続いております。 医師からも休養が必要との診断を受けましたため、誠に恐縮ですが退職を検討しております。 本来であれば直接お話すべきところですが、体調の都合によりメールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。 お手数をおかけしますが、今後の流れについてご相談させていただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 －－－－－－－－－－ 佐藤花子 総務部 メール：sato@example.co.jp －－－－－－－－－－③ 試用期間中・短期離職の場合
件名：退職のご報告（〇〇部・鈴木） 〇〇部長 お疲れさまです。入社したばかりで大変恐縮ですが、業務内容を経験する中で、自身の適性との違いを感じております。 慎重に検討した結果、〇月〇日をもちまして退職させていただきたく存じます。 短い期間にもかかわらず多くのご指導をいただき、心より感謝申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。 －－－－－－－－－－ 鈴木太郎 メール：suzuki@example.co.jp －－－－－－－－－－メール送信後の対応と注意点
① 上司から返信があったら丁寧に返す
「承知しました」「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」など、感謝と誠意を込めた返信を心がけましょう。
② 退職届の提出や引き継ぎは別途行う
メールを送って終わりではなく、会社規定に沿って退職届の提出を行う必要があります。 人事や上司からの指示があれば、迅速に対応しましょう。
③ 退職代行サービスの利用も選択肢
どうしても上司とやり取りするのが難しい場合は、退職代行サービスを利用するのも一つの方法です。 会社との連絡や書類の受け取りを代行してくれるため、精神的負担を大幅に軽減できます。
直接言えないあなたへ｜メールでも誠意は伝わります
退職をメールで伝えるのは「非常識」と言われがちですが、無理して壊れてしまうより、丁寧なメールで伝える方がずっと誠実です。
大切なのは、「感謝の気持ち」と「引き継ぎへの配慮」を伝えること。 たとえメールでも、その気持ちはしっかり伝わります。
もし今、「もう限界…」と感じているなら、メールで伝える勇気を持ってください。 あなたの人生は、これからいくらでもやり直せます。
退職はゴールではなく、新しいスタートです。 自分を大切にするための一歩を、今日から踏み出しましょう。
